اجرای سالن کنفرانس
در سالیان قبل سالن های کنفرانس و همایش ها از تجهیزات و تکنلوژی بسیار کمتر و ضعیف تری به نسبت امروز استفاده می کردند و با پیشرفت فناوری در این عرصه ، دستگاههای صدا که برای سالن های جلسات استفاده می گشت نیز مرتفع شده است . امکاناتی که در جانب مدیر و گرداننده جلسه قرار گرفته استبرای برگزاری جلسه بسیار موثر تر و راحت تر شده است و تجهیزات مناسب دلیل شده سخنرانان و حاضریم با تمرکز بسیار بیشتری در جلسه حضور داشته باشند و مشارکت نمایند اغلب کارفرمایان طراحی زیبا کاربردی و بهینه را برای اجرای سالن کنفرانس خود می پسندند در اینجا می خواهیم تکنولوژیهایی که در سالن جلسات استفاده می شود را نام ببریم . اتاق کنفرانس به دو بخش نور تخصصی و نورعمومی تقسیم بندی میشود نور عمومی شامل نور کامل فضای اتاق از جمله لامپ های نصب شده در سقف و دیوار و نور پنهان می باشد که علاوه بر روشنایی به زیباسازی محیط نیز کمک می کند نور تخصصی به تمامی پروژکتورها و نورافکن های موجود جهت تأمین نور جایگاه یاسن گفته میشود سیستم صوتی بالا بودن کیفیت صدا و وضوح آن بسیار اهمیت دارد لذا پخش تمامی فرکانس های صوتی به صورت یکنواخت باعث درک بهتر مطالب می شود جهت بالا بردن سطح کیفی صدا میتوان از تجهیزات جانبی مانند باندها و بلندگوهای سقفی و باندهای ایستاده استفاده کرد .
اجزای تشکیل دهنده ی اتاق کنفرانس
سیستم کنفرانس سالن و یا اتاق کنفرانس از اجزایی تشکیل شده که در ادامه مطلب به آ؛ن ها می پردازیم . در ابتدا سیستم نورپردازی را مدنظر قرار می دهیم . نورپردازی مناسب، تاثیر بسزایی در بزرگی فضا، هماهنگی محیط با مبلمان و تاثیر بر حضار در سالن می گذارد . در ادامه سیستم صوتی حائز اهمیت می باشد زیرا وضوح صدا و مفهوم بودن آن برای حضار از اهمیت بالایی برخوردار است لذا پخش تمامی فرکانس های صوتی، بصورت یکنواخت در تمامی فضای سالن باعث درک بهتر مطالب، تمرکز بالای شنوندگان و احساس رضایت آنها می شود . در کنار آن سیستم تصویری نقش آفرینی می کند که سیستم های تصویری شامل دو بخش ضبط تصویر و پخش آن می باشد . سیستم حفاظتی اتاق کنفرانس که جهت ارتقای سطح امنیت از دوربین مداربسته استفاده می شود . در کنار آن ها سیستم مستندسازی در جهت نیاز به بازبینی مجدد مورد استفاده قرار میگیرد . در ادامه سیستم رای گیری و سیستم کنترل مرکزی که بیشتر در اختیار برگذارکننده بود و بسیار پرکاربرد می باشد . سیستم ترجمه همزمان برای همگامسازی یک زبان مشترک و در آخر برد هوشمند جهت جذابیت بیشتر جلسه می باشد .
اجرای سالن جلسات
نحوه ی برگذاری همایش ها و یا جلسات در اتاق کنفرانس تاثیر بسزایی در خروجی آن جلسه یا همایش دارد . اگر جلسه ای با بی نظمی فنی از نظر سیستم کنفرانس در سالن کنفرانسی صورت پذیرد ، تا حد زیادی بار محتوایی جلسه را تحت شعاع قرار می دهد . ولی اجرای همان جلسه یا همایش با کیفیت بالا در نحوه و روش برگذاری جلسه از نظر سیستمی در سالن کنفرانس سبب نتیجه ی مطلوب تر در همایش یا جلسات می شود . جهت برقراری ارتباط بهتر بین حضار ، برگذار کننده ی جلسه بایستی در اجرای اتاق کنفرانس تکنیک مناسبی تعبیه نمایید تا کیفیت ارتباطی جلسات افزایش یابد . در این بین استفاده از گردش دیجیتالی اجناس و وسایل به اجرای بهتر جلسه کمک می کند . وسایل مدرن سبب گرده همایی بهتر در تشکیل وسایل سالن کنفرانس می باشد که در اجرای بهتر اتاق کنفرانس نقش مهمی دارند . در واقع مجری طرح در سالن کنفرانسی بایستی نسبت به اجناس و وسایل کاربردی و همچنین طریقه چیدمان اتاق جلسات اطلاعات لازم و کافی را داشته باشد تا نسبت به برگذاری هر چه بهتر مجالس بر آید . جهت اجرای سالن جلسات با شرکت صامع تماس حاصل نمایید .
وظیفه مجری جلسات
مدیر جلساات وظایف مخصوص به خود را برای اجرای هر چه بهتر جلسه به عهده دارد . در جلسات حاضرین توسط سیستم کنفرانس تجهیز شده با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند . همچنین هر یک از حضار می توان با میکروفون مربوطه نظرات خود را با سایرین به اشتراک بگذارند . در این نوع از برگذاری همایش ها و کنفرانس ها که در غالب یک جلسه ی هماهنگ و از پیش تعیین شده می باشد ، یک مجری طرح یا مدیر پروژه بایستی تمامی اصول برگذاری حرفه ای جلسات را پیش بینی و برنامه ریزی نمایید . استفاده از یک سالن جهت برگذاری جلسه ، همچنین استفاده از تجهیزات مورد نیاز برای ارتباط بین حاضرین از وظایف مجری پروژه می باشد . نوع چیدمان ، سیستم کنفرانس ، میکروفون و دوربین جلسات و … که باید با نکات دستوری جلسات مرتبط باشند نیز از وظایف یک مدیر جلسه می باشد .